Tableau de bord DSI sur Excel : quoi mesurer, comment le construire
La plupart des DSI de 200 à 5 000 salariés n'ont pas d'outil de gestion de portefeuille, et celles qui en ont un présentent quand même leurs comités sur un classeur. Un tableau de bord DSI sur Excel n'est pas un pis-aller : bien construit, c'est la source unique du comité de pilotage. Voici comment le structurer pour qu'il soit calculé plutôt que déclaré.
Ce qu'un tableau de bord DSI doit montrer
Un tableau de bord n'est pas une collection de graphiques. Il répond à trois questions que la direction pose à la DSI à chaque clôture : où en est le budget, où en sont les projets, qu'attend-on de nous comme décision. Le pilotage informatique échoue rarement par manque de compétence ; il échoue parce que l'information arrive trop tard, sans priorité et sans décision.
Concrètement, un bon tableau de bord DSI couvre cinq domaines, chacun dans un onglet qui a son propre rituel de mise à jour :
- Le budget IT : lignes CAPEX et OPEX, budget initial et révisé, engagé, réalisé mensuel, et surtout l'atterrissage prévu à fin d'année.
- Le portefeuille de projets : un projet par ligne, priorité, phase, avancement, dates initiale et prévue, météo calculée.
- Les risques : un registre avec probabilité, gravité, score, propriétaire et échéance.
- Les décisions et actions : le journal des instances, avec les actions en retard signalées.
- La charge des équipes : capacité et affectations par mois, pour voir la surcharge avant qu'elle ne devienne un retard.
Au-dessus de ces onglets de saisie, deux onglets de restitution : une page de KPI avec seuils et une page de comité (COPIL) imprimable sur un A4 paysage, entièrement générée par formules.
La règle qui change tout : calculer, ne pas déclarer
La différence entre un tableau de bord qui sert et un tableau de bord qui décore tient à une règle : les couleurs sont calculées à partir de données saisies, jamais choisies à la main. Une météo de projet déclarée par le chef de projet est une opinion. Une météo calculée à partir du retard et de la dérive budgétaire est une mesure, discutable mais commune à tous.
Dans un classeur, cela se traduit par une séparation stricte : les cellules de saisie (par convention en bleu clair) et les cellules calculées (en gris) ne se mélangent jamais. Les seuils d'alerte sont centralisés dans un onglet Paramètres et pilotent toutes les mises en forme conditionnelles. Changer un seuil met à jour tout le classeur ; personne ne retouche une couleur.
Exemple de seuils courants pour une DSI de cette taille : écart d'atterrissage budgétaire orange à 5 %, rouge à 10 % ; retard projet orange à 15 jours, rouge à 30 jours ; charge d'équipe orange à partir de 90 %, rouge au-delà de 100 %. Ces valeurs se règlent après deux ou trois comités, jamais la veille d'un comité pour faire disparaître une alerte.
Les indicateurs qui tiennent sur une page
Douze indicateurs suffisent. Les six premiers regardent le budget : budget révisé, réalisé à date, taux de consommation comparé à l'avancement de l'exercice, taux d'engagement, écart d'atterrissage et nombre de lignes budgétaires en alerte. Les six suivants regardent le portefeuille et l'exécution : projets actifs, part des projets au vert, projets au rouge, retard moyen par rapport aux engagements initiaux, risques critiques ou élevés ouverts, actions en retard.
Chacun a un seuil orange et un seuil rouge. En comité, on ne commente pas les douze : on commence par les rouges, on dit en une phrase pourquoi, puis ce que l'on demande. Les verts se constatent, ils ne se présentent pas. Un tableau de bord dont on commente chaque case est un tableau de bord qui n'a pas de seuils.
Construire le classeur : l'ordre qui évite les reprises
- Paramètres d'abord. Société, exercice, date de situation (la date de référence des retards), seuils, listes déroulantes (statuts, priorités, CAPEX/OPEX, directions, équipes). Tout ce qui est propre à l'entreprise vit ici.
- Le portefeuille ensuite. Un code unique par projet (P01, P02…). Ce code sert de clé pour relier le budget, les risques, les décisions et les affectations : vous ne retapez jamais le nom d'un projet.
- Le budget relié aux projets. Chaque ligne budgétaire porte le code du projet qu'elle finance (ou RUN pour le fonctionnement). Le budget du projet est alors la somme de ses lignes, lue par formule dans le portefeuille. Saisir le budget deux fois est l'erreur la plus fréquente : les deux chiffres divergent dès le deuxième mois.
- Les registres. Risques, décisions et actions, ressources. Toujours une ligne par élément, une colonne par attribut, des listes déroulantes pour les champs fermés.
- Les restitutions en dernier. KPI, Gantt, page de comité : uniquement des formules qui lisent les onglets précédents. Si un chiffre est faux sur la page de comité, on corrige l'onglet source, jamais la page.
Ce qu'il faut éviter
Les macros : elles déclenchent des avertissements de sécurité, cassent sous Google Sheets et rendent le classeur dépendant de son auteur. Les fonctions récentes (XLOOKUP, LET, FILTER) : elles excluent Excel 2016 et une partie des postes. Les fonctions classiques suffisent : SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, INDEX/EQUIV, FIN.MOIS, SIERREUR. Les cellules fusionnées dans les tables : elles empêchent les filtres et les insertions de lignes.
Et l'erreur de gouvernance la plus coûteuse : le tableau parallèle. Si le « vrai chiffre » vit dans un courriel ou dans la tête du contrôleur de gestion, le tableau de bord perd sa crédibilité en deux comités. La règle à annoncer dès le premier COPIL : si une information n'est pas dans le classeur, elle n'existe pas pour le comité.
Combien de temps cela prend
Construire un tel classeur de zéro, avec les formules de météo, le Gantt par mises en forme conditionnelles, la matrice de risques et la page de comité, représente plusieurs jours de travail pour quelqu'un qui maîtrise Excel, et beaucoup de reprises. Le faire vivre ensuite demande peu : vingt minutes de saisie hebdomadaire, une revue budget mensuelle de trente minutes, une préparation de comité de trente minutes. Tout le reste est calculé.
Questions fréquentes
- Excel ou un outil de PPM dédié ?
- Les deux ne s'excluent pas. Un outil de gestion de portefeuille demande un déploiement, des licences et une discipline de saisie que peu de DSI de taille moyenne tiennent. Un classeur bien structuré sert de source unique immédiatement, et prépare les données si un outil arrive plus tard.
- Faut-il un onglet par projet ?
- Non. Un onglet par projet rend les synthèses impossibles. Une ligne par projet dans un onglet Portefeuille, et les détails (risques, actions, lignes budgétaires) dans des registres reliés par le code projet.
- Google Sheets convient-il ?
- Oui si le classeur n'utilise ni macro ni fonction récente. L'import conserve formules, validations, mises en forme conditionnelles et plages nommées ; seuls les graphiques peuvent demander un réglage de taille.
Pratiques courantes de pilotage, illustrées par des données fictives. Leur application comptable ou contractuelle relève de votre direction financière.