Kit Frais de déplacement 2026-2027 : indemnités km, notes de frais, politique voyage

Chaque mois, les trajets en voiture personnelle, les nuits d'hôtel et les billets de train doivent être justifiés, plafonnés selon vos règles, remboursés puis transmis au comptable. Ce kit fait ce travail dans un classeur Excel sans macro, avec le barème kilométrique officiel daté et sourcé.

Le Kit Frais de déplacement 2026-2027 est destiné aux professionnels : TPE et PME sans logiciel de notes de frais, dirigeants de SASU et de SARL, indépendants exerçant en société, et cabinets d'expertise comptable qui accompagnent ces entreprises.

Ce que vous recevez

• Frais-deplacement-2026-2027.xlsx – le classeur vierge, 8 onglets, formules Excel natives :
  • Mode d'emploi : démarrage en 5 étapes, code couleur, rappel des éléments à vérifier.
  • Paramètres : société, début d'exercice, valideur ; 20 bénéficiaires avec la catégorie du barème (puissance fiscale) et la motorisation ; vos règles (seuil du justificatif, délai de soumission, alerte de distance, dépassements remboursés ou non) ; un plafond par catégorie de dépense ; une colonne de comptes à remplir avec votre expert-comptable.
  • Barèmes : barème kilométrique publié le 09/04/2026 (voitures de 3 CV et moins à 7 CV et plus, motos, cyclomoteurs, majoration de 20 % pour les véhicules électriques), vérifié sur service-public.gouv.fr le 18/10/2026, avec sa période d'application, sa source et son statut ; deux versions vides pour les barèmes suivants.
  • Journal km : 500 lignes ; km retenus, km de l'année avant chaque trajet, indemnité provisoire au barème de la date du trajet calculée sur le kilométrage cumulé (chaque km au taux de sa tranche), péages et parking, 8 contrôles par trajet (motif manquant, doublon possible, date hors exercice, barème ou catégorie introuvable, valeur négative…).
  • Notes de frais : 500 lignes ; devise et taux de change, TTC, TVA saisie, HT, plafond, dépassement, montant retenu avec sa TVA et son HT (TVA au prorata si la dépense est plafonnée), statut, 9 contrôles par dépense (justificatif manquant, dépassement, soumission tardive ou date invalide, doublon, carburant déclaré un jour d'indemnités kilométriques…).
  • Récap mensuel : choix du mois et du bénéficiaire, total à rembourser, déjà remboursé, solde, tableau pour l'expert-comptable (HT, TVA et TTC du montant retenu, par nature), zone de signature, une page A4.
  • Régularisation : montant annuel du barème, tranche par tranche, avec la version de votre choix (par exemple le barème des revenus 2026 dès sa publication), comparé aux indemnités versées, écart par bénéficiaire ; les indemnités déjà versées ne sont pas recalculées.
  • Contrôles : compteurs par type d'alerte et tests d'intégrité (totaux, récap, régularisation, bénéficiaires sans catégorie du barème).
• Frais-deplacement-2026-2027-EXEMPLE.xlsx – le même classeur rempli de données fictives (Exemple Conseil SAS : 3 bénéficiaires, 60 trajets, 40 dépenses et 4 anomalies volontaires que l'onglet Contrôles retrouve).
• Guide-Frais-deplacement-2026-2027.pdf – 16 pages A4 : démarrage, paramètres, barèmes datés et mise à jour, journal, notes de frais, contrôles, récap, régularisation, transmission au comptable, Google Sheets, exemple commenté, questions fréquentes, sources datées.
• Politique-de-voyage-et-de-frais-modele.docx – modèle Word de 8 pages à compléter (champs entre crochets surlignés) : 14 articles (transports, véhicule personnel, hébergement, repas, justificatifs, validation, devises, contrôles…), plafonds en annexe alignés sur le classeur, demande d'autorisation de déplacement, liste de contrôle et accusé de réception.

Ce que le kit ne fait pas

Il ne remplace ni la paie, ni le logiciel comptable, ni l'avis de votre expert-comptable. Il ne dit pas si une dépense est déductible ni si la TVA est récupérable : vous saisissez la TVA lue sur le justificatif. Il ne lit pas les tickets : la saisie est manuelle.

Chiffres officiels datés

Barème kilométrique : service-public.gouv.fr, actualité A14686 du 09/04/2026 (barème servant à déclarer les frais de 2025), lu le 18/10/2026. Le classeur l'applique par défaut aux trajets 2026 : cette période est à confirmer avec votre expert-comptable (cellules orange). Les allocations forfaitaires de l'URSSAF ne sont pas pré-remplies : les cellules « À vérifier » sont à compléter d'après urssaf.fr.

Qualité

Aucune macro, aucune connexion externe. Fonctions disponibles dans Excel 2016 et plus récent (pas de RECHERCHEX, LET, LAMBDA ni tableaux dynamiques). Listes déroulantes, volets figés, filtres, mises en forme conditionnelles, zones d'impression. Recalcul complet dans Excel : 0 cellule en erreur sur le classeur vierge et sur l'exemple ; résultats de l'exemple recalculés de façon indépendante (808 contrôles, 0 écart) ; valeurs négatives et dates collées en texte signalées, sans cellule en erreur. L'import dans Google Sheets n'a pas été testé : le guide donne les vérifications à faire après l'import.

Usage au sein de l'entreprise licenciée : copiez et adaptez le classeur, le guide et le modèle Word pour vos salariés, vos dirigeants et votre expert-comptable. Revente, redistribution hors de l'entreprise et publication du contenu interdites. Aucune mise à jour n'est promise : le guide explique comment mettre à jour vous-même un barème daté.

Données fictives dans le fichier exemple. Rédigé avec l'aide de l'IA. Pas un conseil financier, fiscal ni juridique.