Barème kilométrique 2026 : comment calculer les indemnités dans Excel, tranche par tranche
Pour calculer une indemnité kilométrique dans Excel, il faut trois données : la puissance administrative du véhicule, la distance professionnelle parcourue dans l'année et le barème officiel, dont la formule change selon trois tranches de distance. Le barème 2026, annoncé le 9 avril 2026 sur service-public.gouv.fr, n'est pas revalorisé ; il sert à déclarer les frais de 2025, et l'URSSAF reproduit le même tableau pour les indemnités versées aux salariés en 2026.
Où trouver le barème officiel et sa date
Trois sources officielles :
- service-public.gouv.fr, actualité « Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles » du 9 avril 2026 : barème pour l'impôt 2026 sur les revenus 2025, non revalorisé cette année comme en 2025, la dernière revalorisation datant de 2023 (5,4 %).
- BOFiP, BOI-BAREME-000001 (publié le 20 juillet 2023) : barème applicable aux automobiles pour l'imposition des revenus de l'année 2022, identique, avec la majoration de 20 % pour les véhicules électriques à compter des revenus de 2020.
- urssaf.fr, page « Indemnités kilométriques » (vérifiée par l'URSSAF le 24 avril 2026, consultée le 20 octobre 2026) : les allocations versées au salarié qui utilise son véhicule personnel peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème fiscal ; la page reproduit le tableau « en 2026 » et un tableau déjà majoré pour les véhicules 100 % électriques.
Notez la date et la source à côté des coefficients. La doctrine fiscale de référence est le BOI-RSA-BASE-30-50-30-20 (BOFiP, 24 février 2017).
Les trois tranches de distance
Le barème des voitures thermiques, à hydrogène et hybrides se lit ainsi, d étant la distance annuelle parcourue à titre professionnel, en kilomètres :
| Puissance administrative | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
On ne découpe pas soi-même la distance : on choisit la ligne de la puissance, la colonne de la distance annuelle totale, et on applique cette seule formule à tout d. La constante de la colonne centrale (1 395 € pour 5 CV) raccorde les tranches : 5 000 km × 0,636 = 3 180 €, et 5 001 km × 0,357 + 1 395 = 3 180,36 €. Pour 5 CV, la formule centrale donne donc le même résultat que 0,636 sur les 5 000 premiers kilomètres puis 0,357 sur les suivants. Le raccord n'est pas exact partout : à 20 000 km, la formule centrale donne 8 535 €, et 20 001 km × 0,427 donne 8 540,43 €.
La formule Excel, expliquée
Construisez d'abord une petite table de barème, par exemple en A1:E6 : une ligne par puissance, le libellé en colonne A, puis quatre colonnes de valeurs (coefficient de la première tranche, coefficient et constante de la deuxième, coefficient de la troisième). Nommez-la Bareme. Saisissez la puissance dans B9 (liste déroulante aux libellés identiques) et la distance annuelle dans B10. La formule devient :
=SI(B10<=5000; B10*RECHERCHEV(B9;Bareme;2;FAUX); SI(B10<=20000; B10*RECHERCHEV(B9;Bareme;3;FAUX)+RECHERCHEV(B9;Bareme;4;FAUX); B10*RECHERCHEV(B9;Bareme;5;FAUX)))
Chaque SI teste une tranche, puis lit dans la table le coefficient et la constante qui lui correspondent. Trois précautions :
- Gardez le dernier argument
FAUX(correspondance exacte) : une puissance mal orthographiée renvoie alors une erreur plutôt qu'une ligne voisine. - Arrondissez au centime une seule fois, sur le résultat final, avec
ARRONDI(…;2). - Évitez les fonctions récentes (
RECHERCHEX,LET) si le classeur doit s'ouvrir dans Excel 2016.
Le barème raisonne sur la distance annuelle. Si vous remboursez chaque mois, vous pouvez procéder de deux façons : verser une indemnité provisoire calculée sur le kilométrage cumulé depuis le début de l'année (formule au cumul après le trajet, moins formule au cumul avant) ; ou appliquer toute l'année le coefficient de la première tranche, puis régulariser en fin d'année. Dans les deux cas, un calcul annuel compare le barème aux indemnités versées et accompagne la note de frais mensuelle transmise au comptable.
Le cas des véhicules électriques
Pour un véhicule électrique, le montant calculé avec le barème est majoré de 20 % (service-public.gouv.fr, 9 avril 2026 ; BOFiP BOI-BAREME-000001, à compter des revenus de 2020). Les hybrides n'en bénéficient pas : ils relèvent du même tableau que les thermiques. Dans Excel, prévoyez une cellule « Motorisation » : =ARRONDI(montant_bareme*SI(B11="Électrique";1,2;1);2).
L'URSSAF publie aussi un tableau directement majoré pour les véhicules 100 % électriques (pour 5 CV : d × 0,763 ; (d × 0,428) + 1 674 ; d × 0,512). Ses coefficients étant arrondis, les deux méthodes diffèrent légèrement : pour 7 400 km en 5 CV, la majoration de 20 % appliquée au résultat donne 4 844,16 €, et le tableau de l'URSSAF donne 4 841,20 €. Pour les allocations versées aux salariés, l'URSSAF présente son tableau comme limite d'exonération : ici, la majoration appliquée au résultat donne 2,96 € de plus que ce tableau. Notez la méthode retenue dans le classeur et validez-la avec votre expert-comptable.
Les justificatifs à conserver
Le barème couvre notamment la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les pneumatiques, le carburant et les primes d'assurance (BOFiP, BOI-RSA-BASE-30-50-30-20, 24 février 2017). Les péages et les frais de garage ou de stationnement n'y sont pas pris en compte : ils s'ajoutent sous réserve des justifications nécessaires. La même doctrine indique que l'administration peut demander la facture d'achat du véhicule, le certificat d'immatriculation, les factures d'entretien et de réparation et la copie du contrat d'assurance. En pratique, conservez :
- un journal des trajets : date, motif professionnel, lieux de départ et d'arrivée, kilomètres retenus ;
- la copie du certificat d'immatriculation, qui donne la puissance administrative et la motorisation ;
- les tickets de péage et de stationnement rattachés à chaque trajet ;
- le calcul mensuel et la régularisation annuelle, signés par le bénéficiaire et le valideur.
Une politique de frais professionnels écrite fixe ces règles : seuil de justificatif, délai de soumission, alerte de distance, remboursement ou non des dépassements. Côté factures, voyez aussi l'article facture électronique et micro-entreprise.
Exemple sur un salarié (données fictives)
Un salarié fictif utilise sa voiture personnelle de 5 CV, thermique, pour des visites ; son journal totalise 7 400 km professionnels sur l'année.
| Étape | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Montant annuel du barème | 7 400 × 0,357 + 1 395 | 4 036,80 € |
| Méthode 1 : provisoire au cumul | Somme des différences de formule, trajet après trajet | 4 036,80 €, écart nul aux arrondis près |
| Méthode 2 : première tranche toute l'année | 7 400 × 0,636 | 4 706,40 €, soit 669,60 € de trop-versé |
Questions fréquentes
Le barème kilométrique 2026 est-il différent de celui de 2025 ?
Non. L'actualité de service-public.gouv.fr du 9 avril 2026 indique que les barèmes ne sont pas revalorisés cette année, comme en 2025.
Peut-on rembourser un salarié au-delà du barème ?
L'URSSAF précise que les allocations forfaitaires versées au salarié qui utilise son véhicule personnel peuvent être exonérées de cotisations sociales dans la limite des montants fixés par le barème fiscal. Au-delà, le traitement est à examiner avec votre expert-comptable.
Les péages et le stationnement sont-ils compris dans le barème ?
Non. La doctrine fiscale (BOFiP, BOI-RSA-BASE-30-50-30-20) précise qu'ils ne sont pas pris en compte par le barème et peuvent s'y ajouter sous réserve des justifications nécessaires.