Cockpit du coach sportif indépendant : clients, forfaits, séances, factures – Excel

Savoir à tout moment combien de séances il reste sur chaque forfait, quels forfaits expirent, qui n'a pas payé et ce que votre activité a encaissé : un classeur pour tenir la gestion de votre activité de coach sans y passer vos soirées.

Le Cockpit du coach sportif indépendant est un classeur Excel en euros, sans macro, testé dans Excel 2016 ou plus récent (import dans Google Sheets possible mais non testé : à vérifier). Vous saisissez vos clients, vos forfaits, vos séances et vos factures ; il calcule les séances restantes, le statut de chaque forfait, les impayés, le tableau de bord du mois et quatre listes d'alertes.

Réservé aux professionnels

Outil de gestion d'activité vendu aux professionnels : coachs sportifs et éducateurs sportifs qui exercent à titre professionnel (micro-entreprise, entreprise individuelle ou société), structures de coaching, salles et organismes qui forment des coachs. Il n'est pas destiné à un usage personnel.

Ce que vous recevez

• Cockpit-coach-sportif.xlsx – le classeur vierge, 12 onglets, formules natives uniquement :
  • Mode d'emploi : démarrer en 10 minutes, légende des couleurs, ce que l'outil fait et ne fait pas.
  • Réglages : votre activité (imprimée sur la facture), règle d'annulation (délai de prévenance, annulation tardive et absence facturées ou non), 5 seuils d'alerte modifiables, 8 types de séance avec leur tarif, 10 formules de forfait (séances, prix, validité, nombre vendu : une formule déjà vendue passe en ambre), préfixe des factures ; TVA, mention de TVA, taux de cotisations et plafond en cellules orange « À VÉRIFIER », avec un avertissement si la mention de franchise reste saisie alors que la TVA est facturée.
  • Clients : adresse de facturation et SIREN d'un client entreprise (facultatifs, imprimés sur la facture), dernière séance, jours sans séance, séances achetées, consommées et restantes, facturé, payé, reste dû, alerte « Inactif ». Aucune colonne médicale.
  • Forfaits : expiration (achat + validité), séances consommées et restantes, statut (Actif, Expire bientôt, Expiré, Épuisé, Clôturé), « Proposer un renouvellement », valeur restante.
  • Séances : le forfait en cours du client s'affiche à côté de la saisie ; Réalisée, Prévue, Annulée dans les délais, Annulée tardive, Absence ; facturable et décompte selon votre règle, toujours d'accord, dérogation séance par séance (offrir ou facturer), 9 contrôles automatiques (forfait inexistant ou d'un autre client, séance avant l'achat ou après l'expiration, forfait dépassé, doublon…).
  • Factures : numéro calculé (FA-001, FA-002…) et « N° figé » qui signale toute renumérotation, TVA si vous la facturez, échéance, statut (Payée, En retard, En attente, À compléter), jours de retard, relance amicale ou ferme.
  • Facture à imprimer : la facture choisie sur une page A4 (émetteur, client avec adresse de facturation et SIREN, forfait lié, totaux, colonne et lignes de TVA seulement si vous la facturez, mention de TVA, paiement) ; les rappels destinés au coach ne s'impriment pas.
  • Dépenses : 8 catégories, justificatif oui ou non.
  • Tableau de bord du mois : facturé, encaissé, dépenses, séances réalisées, taux d'annulation tardive, clients actifs, cotisations à mettre de côté, forfaits qui expirent, séances prépayées non consommées, impayés, échéances ; tableau et graphique sur 12 mois ; jauge du plafond.
  • Alertes : 4 listes qui se mettent à jour seules (forfaits qui expirent, renouvellements à proposer avec le reste dû du client, factures en retard, clients inactifs).
  • Échéances : déclaration d'éducateur sportif (renouvelée tous les cinq ans, Code du sport, article R212-85), assurance, secourisme, contrat de salle, certification ; alerte 60 jours avant.
  • Données personnelles : registre simplifié à compléter.
• Cockpit-coach-sportif-EXEMPLE.xlsx – le même classeur rempli de données fictives (« Coach Exemple », 14 clients, 22 forfaits, 258 séances de septembre à décembre 2026, date de situation fixée au 30/11/2026) : chaque calcul et chaque alerte sont visibles dès l'ouverture.
• Guide-Cockpit-coach-sportif.pdf – 15 pages A4 : ce que fait l'outil et ce qu'il ne fait pas, démarrer en 10 minutes, chaque onglet expliqué, la règle d'annulation, les 4 alertes et la routine du lundi, les échéances, pourquoi aucune donnée de santé, l'exemple commenté, Google Sheets et impression, questions fréquentes, sources officielles datées.

Calculé, pas déclaré

Une séance est décomptée si elle est réalisée, ou si elle est annulée tardivement ou manquée et que votre règle la rend facturable. Séances restantes = séances incluses – séances décomptées. Expiration = date d'achat + validité. Le statut des forfaits, les retards de paiement et les clients inactifs sont calculés à la date de situation (aujourd'hui par défaut). Chaque chiffre du tableau de bord est une formule.

Aucune donnée de santé

Les données de santé sont des données sensibles (article 9 du RGPD). Le classeur n'a aucune colonne médicale et le champ Notes rappelle de n'en saisir aucune.

Qualité

Aucune macro, aucun complément. Fonctions d'Excel 2016 (SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, SOMMEPROD, INDEX, EQUIV, MOIS.DECALER, DECALER) ; aucune fonction récente (RECHERCHEX, LET, FILTRE, tableaux dynamiques), aucune formule matricielle. Listes déroulantes, volets figés, filtres, mises en forme conditionnelles, zones d'impression A4, formules protégées sans mot de passe. Recalculé dans Excel : 0 cellule en erreur sur l'exemple et sur le classeur vierge ; 1 770 contrôles indépendants de l'exemple (séances restantes, statuts, factures, tableau de bord, alertes, échéances), 0 écart. Testé dans Excel ; l'import dans Google Sheets n'a pas été testé : après import, vérifiez les listes déroulantes (plages dynamiques propres à Excel), les couleurs, les graphiques et la protection.

À savoir

Ce n'est ni un logiciel de réservation, ni un outil d'encaissement, ni une plateforme de facturation électronique. Pour vos clients professionnels, la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 01/09/2026 et l'émission le sera au 01/09/2027 pour les PME et micro-entreprises (service-public.gouv.fr, fiche F39785, vérifiée le 07/08/2026, lue le 18/10/2026). Mentions de facture, TVA, taux de cotisations et plafond dépendent de votre situation : ce sont des cellules orange à vérifier ; le guide donne des exemples avec leur source officielle et leur date.

Une activité (un coach, ou une structure pour sa propre activité) · revente, redistribution et remise à vos clients ou à d'autres coachs interdites